Plan de acción para reducir mermas

Las pérdidas de materiales y productos en los centros de trabajo son una de las problemáticas más recurrentes en cualquier nivel empresarial. Por esta razón es importante implementar un plan de acción que ayude a reducir las mermas. Existen formas que se han convertido en un referente para la mayoría de las compañías; sin embargo, es recomendable crear un plan único que se adapte completamente a la compañía.

 

¿Cómo se originan las mermas?

La merma es una pérdida de existencias de cierto producto, esta disminución se visualiza cuando se comparan las existencias físicas de algún objeto contra la cantidad registrada en el sistema o el libro contable. Estas pérdidas se notan al momento de realizar los inventarios programados, y pueden ser desde cantidades mínimas hasta la mayoría de los productos.

Existen dos tipos de mermas:

Plan de acción para reducir mermas

✽ Normales: los materiales que se usan para la producción. Un ejemplo es una empresa que fabrica papel utiliza una de sus cajas de hojas para utilizarla en el interior de la compañía. Esta merma es normal porque se emplea dentro.

✽ Anormales: son las pérdidas de materiales por algún incidente. En la misma fábrica de papel hubo una inundación y algunas cajas de papel se echaron a perder.

Estas pérdidas suelen pasar desapercibidas hasta el momento de los inventarios, y son, generalmente, en cantidades pequeñas y en escenarios muy específicos.

Existen otros factores que propician la merma en las empresas, algunos se dan fuera de las mismas:

– Mala logística de traslado: en ocasiones, se transportan y entregan mal los productos, por lo que una tienda o almacén no cuenta con la cantidad que tendría que existir.

– Robo en el transporte de carga: este punto es una realidad en compañías que deben entregar los recursos a otras que se encuentran bastante lejos. Los robos se han convertido en uno de los principales creadores de merma.

– Productos en mal estado: en ocasiones se reciben productos que no cumplen con lo prometido, por lo que deben de desecharse o regresarse.

– Almacenamiento incorrecto: se colocan los bienes en lugares no aptos para su preservación y cuando se van a utilizar, ya no cumplen con sus funciones.

– Incorrecta manipulación del producto: desde bajar mal una caja hasta no colocarla como se indica. El mal acomodo puede propiciar que los materiales se rompan y no puedan usarse.

¿Cómo detectar las mermas?

La forma más sencilla de darse cuenta de las mermas es por los inventarios, estos conteos pueden estipularse de manera periódica y así corroborar la existencia física de un producto y lo que se refleja en el sistema. Si existe un control de los productos que se emplean al interior de las empresas, así como un registro de los inconvenientes que se pueden dar, las existencias físicas deberías de coincidir con los datos contables.

En su contraparte, un sistema mal administrado puede reflejar las mermas como objetos robados, cosa que perjudica a la empresa y a los empleados.

¿Cómo puedo evitar las mermas?

Aunque la pérdida de los recursos sea inevitable, ya sea para beneficio y empleo interno, así como accidentes que salen del control humano, es posible llevar una mejor contabilidad de los recursos que se usan o se pierden.

La solución más práctica es el ajuste de contable: se reajustan las cuentas para que los valores físicos y del sistema coincidan; sin embargo, esto puede acarrear perdidas considerables a largo plazo.

Una opción con menos impacto negativo a futuro es ejecutar un plan de acción para reducir mermas, este método servirá a largo plazo para llevar un mejor conteo de los elementos que se tiene y saber dónde se originó la merma.

Plan de acción para reducir merma

Para comenzar a reducir el nivel de merma de las empresas es necesario ejecutar pequeñas soluciones que, a largo plazo, harán la diferencia en los inventarios:

IDENTIFICAR LA CAUSA DE LA MERMA: saber qué recursos se merman podrá ayudarte a identificar qué es lo que genera esta pérdida y trabajar sobre esta para evitar que se repita.

REGISTRAR LOS PRODUCTOS EXTRAVIADOS: llevar un control por escrito de los productos que se merman y en qué sector es de gran ayuda al momento de realizar los inventarios, ya que existe un registro más completo de todos los productos en caso de que se hayan olvidado de registrar alguno en el sistema.

MEJORAR LA SEGURIDAD: si las pérdidas sean por robo, se lleva un proceso de ingreso y salida más estricto, así ese detecta el robo por parte de los trabajadores. Además de esto, se pueden efectuar pruebas de confianza al personal para determinar si son honestas. De esta manera, es posible seleccionar al personal apto para el trabajo en bodega.

✻ SUPERVISAR LA DISTRIBUCIÓN: es importante estar al tanto de todos los procesos de la cadena de distribución, desde la entrada o salida de mercancía, la contabilización de la misma, hasta su acomodo. Todo esto siguiendo los parámetros de calidad que se manejen.

BUEN MANEJO DE LA MERCANCÍA: llevar un control sobre los productos y sus especificaciones: las fechas de caducidad en ciertos casos, el empaquetado, las condiciones de la entrega, su lugar de colocación y si viene dañado.

USO DE SOFTWARE: implementar un software que gestione la entrada, salida y ubicación de la mercancía. También es posible controlar la calidad de los productos. Un software automatiza el registro de la mercancía, así como el etiquetado y almacenaje, esto reduce los errores humanos.

Los softwares como la solución a la merma

Ahora es posible contar con software de gestión de almacenes que pueden ser la respuesta a la problemática de la merma. Tener este tipo de tecnologías en los almacenes y compañías resulta benéfico al llevar un control exacto de la mercancía que entra, sale, tiene algún detalle o se utilizan. Además de brindar otros beneficios como:Gestión de almacenes por software a la medida

– Mejor control del inventario: es posible llevar un seguimiento más certero de los productos y sus existencias.

– Reducción de errores: se tendrá una contabilidad certera de los productos, ya que se automatiza la tarea de contar.

– Guarda información relevante: es posible dar un seguimiento a los productos en su entrada y salida y saber cuál es su ubicación para acomodarlos.

– Reduce el tiempo de trabajo: al ser una tarea que depende del software, ya no será necesario pasar tanto tiempo contando, buscando la información o un lugar para acomodarlo.

También es posible saber si el producto fue requerido para un pedido o una transferencia. Estos softwares brindan más que una solución al problema de la merma, se encargan de automatizar las tareas y reducir los tiempos. Actualmente, existen muchos de estos programas en el mercado, pero siempre es mejor contar con uno que esté diseñado especialmente para las necesidades que tenga la empresa.

En Bambú Mobile podemos diseñar un software hecho a tu medida, cubriendo tus necesidades. Cuéntanos tus requerimientos y haremos que la tecnología trabaje para ti.

Fuentes

Gestión de almacenes y tecnologías de la información y comunicación

Merma

Sistema de gestión de almacenes o WMS

Comparten tips para evitar mermas

El área de RRHH recibió tu solicitud y te contactará en breve. Gracias por tu interés.

Un experto recibió tu mensaje y te contactará en breve. Gracias por tu confianza.